DMS of BMS? Een wereld van verschil!

Heeft u een Document Managementsysteem (DMS) of een Business Managementsysteem (BMS)? En weet u ook het verschil daartussen? Nou, dat verschil is in de praktijk ontzettend groot kan ik u vertellen. In dit blog zet ik de verschillen uiteen en wat het voor uw organisatie kan betekenen. 

Ik ben in de praktijk nogal wat managementsystemen tegen gekomen en het verbaast me soms hoe beperkt sommige systemen zijn. Laatst stonden we op een beurs en hoorde ik een softwareleverancier vertellen dat een grote klant 720 processen had en dat ze die in een systeem wilde zetten. Natuurlijk kon dat met hun systeem vertelde de adviseur en zij konden al die processen zonder meer overnemen en daar zelfs 'meta data' en 'documentbeheer' aan toevoegen. In de praktijk betekende dat ze gewoon alle Word en Excel documenten van dat bedrijf inlazen in hun systeem, daar vervolgens eigenaren, zoekwoorden en versiebeheer aan toevoegden en klaar waren ... (ziedaar een 'Document Managementsysteem'). Ik keek naar hun Windows mappen achtige interface en was totaal verbaasd naar hun aanpak en het resultaat. 

'Wat krijg je als je chaos gaat automatiseren?
Een geautomatiseerde chaos natuurlijk!'

Ik vroeg dan ook of ze die klant niet hadden gevraagd waarom ze maar liefst 720 verschillende processen hadden? Ik heb in mijn 25 jaar als adviseur namelijk nog nooit (!) een klant gezien die zoveel processen nodig had! Misschien wel instructies maar dat is wat mij betreft een ander niveau van documentatie. Hij gaf aan dat zij daar niet over gingen en als de klant dat wilde dan kon dat ... Toen wist ik genoeg en ook waarin wij het verschil maken in de praktijk. Wij vragen door en begrijpen wat een klant nodig heeft, en dat is niet altijd wat hij vraagt.

'Je moet een klant bieden wat hij nodig heeft en dat is niet altijd wat hij vraagt.'

Een typisch kenmerk van een Business Managementsysteem is dat het alle kernprocessen van een organisatie weergeeft, inclusief hun onderlinge samenhang. Denk daarbij naast de primaire processen ook aan de management-, ondersteunende- en verbeterprocessen. In de praktijk kom ik bij een zeer grote diversiteit aan organisaties aan niet meer dan 25 tot 50 processen om die te beschrijven. Waarbij ik het in het laatste geval al over een chemische plant heb met een eigen onderhoudsafdeling die al uit meerdere processen bestaat.

Zo'n Business managementsysteem (BMS) kan prima voldoen aan alle wet & regelgeving en normen als ISO 9001 (kwaliteit) en ISO 14001 (milieu) en ISO 27001 (informatiebeveiliging). Afhankelijk van het type organisatie en het opleidingsniveau kunnen aan deze processen natuurlijk nog de nodig werkinstructies gekoppeld zitten.

'Hoe hoger het opleidingsniveau hoe minder instructies er nodig zijn en hoe groter de risico's des te meer er in instructies en (veiligheids)protocollen vastgelegd zal worden.' 

Het spreekwoord 'Bezin eer ge begint' is hier dus erg op zijn plaats. Voordat je alle documenten die je hebt 'stomweg' gaat inlezen in een systeem, bedenk je eerst welke processen je echt nodig hebt om datgene wat je op de markt brengt te verwezenlijken.
Deze kernprocessen vormen namelijk het totale Businessmodel van de organisatie en kun je uitwerken en visualiseren op één A4-tje.

Daarvoor 'moet' je mijns inziens met het managementteam aan tafel en met hen bepalen hoe dat Businessmodel eruitziet (vandaar de term BMS). Het plaatje wat daaruit komt vormt de basis van een inspirerende weg om die processen met elkaar zo slim mogelijk te organiseren. Het geeft toegang tot de bedrijfsfilosofie en moet het eerste zijn wat medewerkers zien als ze het managementsysteem bekijken.

Vraag daarbij ook aan het management welke processen het eerst aan bod zouden moeten komen om te verbeteren en waarom. Met deze kaders geef je prioriteit aan wat echt belangrijk is en geef je de werkgroepen die daarmee aan de slag gaan richting aan hun opdracht zonder te vertellen hoe ze dat in moeten vullen.

'Een managementsysteem is namelijk nooit een doel op zich,
maar een middel om een bepaald doel te bereiken!'

Meer weten over het ontwikkelen van een praktisch en procesgericht managementsysteem dat werkelijk gedragen wordt en helpt om bedrijfsdoelstellingen te bereiken?

Neem dan contact met mij op via arno@rascimethode.nl of bel me rechtstreeks op 06-51428482.