Vier typische signalen

Er wordt mij regelmatig gevraag wanneer je de RASCI-methode het beste kunt toepassen. Dan is mijn standaard antwoord: overal waar mensen samenwerken om een gemeenschappelijk doel te bereiken. Maar er zijn wel vier typische signalen waaruit je op kunt maken dat er iets nog niet goed geregeld is in je organisatie en waarbij de RASCI-methode uitkomst kan bieden.

1. Verantwoordelijkheden niet duidelijk

Door groei, wijzigingen en reorganisaties ontstaat in veel organisaties op een gegeven moment de vraag: ‘Wie is hier nu eigenlijk waarvoor verantwoordelijk?’ Dan is helderheid gewenst en heb je een model nodig waarmee je verantwoordelijkheden duidelijk en overzichtelijk kunt beschrijven. Ook de vraag: ‘Wat zijn eigenlijk onze processen en hoe verlopen die?’ wordt dan relevant en hangt hiermee samen.

2. Slechte onderlinge communicatie

Als mensen niet meer weten wie waarvoor verantwoordelijk is en wat hun eigen rol precies is, gaan ze aannames doen en taken zelf invullen. Hierdoor worden zaken niet, niet goed of zelfs dubbel gedaan. Mensen klagen dan over slechte communicatie en vragen zich af waarom zaken niet lopen zoals ze willen.

Als je niet hebt afgesproken ‘hoe doen we dat hier’,
dan doet iedereen het op z’n eigen manier.

3. Vertragingen en onderlinge irritaties

Als gevolg van onduidelijke verantwoordelijkheden en slechte communicatie is het volgende symptoom dat er vertragingen en irritaties ontstaan. Doordat mensen niet goed communiceren of niet weten wie ze in welke situaties moeten betrekken, ontstaan er vertragingen en raken mensen geïrriteerd. Dit kun je intern waarnemen maar heeft vaak ook een ongewenst extern effect, de klant krijgt er last van.
 

4. Door de bomen het bos niet meer zien

Bij veel organisaties zijn er wel procedures en instructies, maar deze zijn niet altijd makkelijk te vinden, niet handig gestructureerd of niet meer actueel. Vaak zijn het er ook te veel en zijn ze onnodig complex gemaakt. Medewerkers moeten zich door al die documenten heen worstelen om ergens iets terug te vinden wat voor hen van toepassing is of zou kunnen zijn. Het belangrijkste wat mij daarbij is opgevallen is dat er in de loop van de tijd alleen maar documenten bijkomen, er gaat nooit iets af. Het lijkt wel of mensen niks meer weg durven te gooien.

Het RASCI-model is het compacte alternatief voor onleesbare procedures en zorgt voor helderheid als je met bovengenoemde signalen te maken hebt.

De RASCI-methode helpt je om op een gestructureerde manier met elkaar afspraken te maken die gedragen worden door alle betrokkenen.