Eduards Trailer Factory

Doordat Eduard zelf meerde functies vervult is de druk op hem en ook de afhankelijkheid van hem te groot. De verschillende functies moeten apart beschreven worden zodat functieprofielen ontstaan waarvoor vacatures kunnen worden uitgezet. Ook moeten de verschillende functies die andere mensen hebben duidelijker afgebakend worden, met heldere verantwoordelijkheden. Het gebruikte ERP-systeem voldoet niet meer en Eduard wil helderheid krijgen waar het beter kan.

Dit alles moet in onderlinge samenhang worden uitgewerkt terwijl de organisatie nog groeiende én in beweging is.

Om helderheid in de processen en verantwoordelijkheden te krijgen en de organisatie klaar te stomen voor verdere groei worden de bedrijfsprocessen beschreven volgens de RASCI-methode. Wij pakken dit als een volledig traject planmatig aan en trainen daarbij zowel het management, de proceseigenaren als de werkgroepleden in de RASCI-methode.

Onze aanpak houdt het volgende in:

• Huidige bedrijfsmodel in kaart brengen (ordergestuurd).
• Bedrijfsprocessen, proceseigenaren en betrokkenen in kaart brengen.
• Een planning opstellen om alle bedrijfsprocessen in werkgroepen uit te werken.
• Trainen van alle betrokkenen in de RASCI-methode (incompanytraining).
• Uitwerken van de bedrijfsprocessen op basis van de kaders van het management.
• Vaststellen en invoeren van verbeterpunten door proceseigenaren.
• Automatiseren van verschillende processen in de IRIS-module.
• Uitwerken van functieprofielen voor sleutelfiguren (ten behoeve van vacatures).
• Nieuwe medewerkers trainen in RASCI-basiskennis (via e-learning).

Vanwege de vele wijzigingen die de organisatie heeft doorgemaakt waren regelmatig aanpassingen van de processen noodzakelijk.

Stapsgewijs is er helderheid gebracht in de processen en verantwoordelijkheden van de organisatie. Bij elke nieuwe groeifase zijn de processen opnieuw getoetst en waar nodig aangepast. In vijf jaar is de complete organisatie inclusief productie verhuisd naar een nieuw, modern bedrijfspand, is de organisatie gegroeid van 75 naar 150 medewerkers en is de productie verdubbeld. Er is een compleet nieuwe organisatie met nieuwe managers en teamleads ontstaan. Ook is de werkwijze voor de voorraadaansturing gewijzigd van minimumvoorraad op artikelniveau (grondstoffen) naar aansturing op verkoopbegroting aanhangwagens (eindproduct). Hiervoor is een compleet nieuw ERP-systeem ingericht en ingevoerd met barcodescanning in de productieprocessen.

Dankzij de RASCI-methode kon telkens verder worden gebouwd op bestaande processen en hadden medewerkers inzicht in wat daardoor allemaal veranderde.

Door het werken met proceseigenaren is ook duidelijk hoe de verantwoordelijkheden liggen en waar de veranderingen in eigenaarschap moesten plaatsvinden. Bovendien is er een organisatie ontstaan die minder afhankelijk is van Eduard, waarbij het nieuwe management eigenaarschap neemt.