Royal Sens

Uit de gesprekken kwam duidelijk naar voren dat men goed kon aangeven welke punten voor ieders deel van het proces allemaal beter, anders of efficiënter konden, echter het totaaloverzicht ontbrak. Hierdoor durfde men niet echt stappen ter verbetering te nemen, aangezien de gevolgen voor andere afdelingen niet werden overzien. Door nu het totale proces, aan de hand van de resultaten van de interviews (letterlijk) in kaart te brengen, konden duidelijke conclusies getrokken worden. De belangrijkste conclusies waren dat:

• Er enorm veel punten ter verbetering waren;
• Twee derde van de doorlooptijd in productievoorbereiding zat;
• Verbeteren op basis van de huidige werkwijze niet optimaal zou zijn.

Teneinde alle genoemde mogelijkheden tot verbetering integraal te kunnen benutten, moest de werkwijze ingrijpend worden veranderd. In workshops met alle betrokkenen is het hele proces met alle deelprocessen opnieuw opgezet. Hierbij werd rekening gehouden met de positieve aspecten van de huidige werkwijze, de geïnventariseerde verbetervoorstellen en de diverse randvoorwaarden vanuit de organisatie. Vervolgens is aangegeven wat de onderlinge rolverdeling van de betrokken functies zou moeten zijn en hoe de verantwoordelijkheden zouden moeten liggen. Alle deelprocessen zijn vervolgens op elkaar afgestemd en geformaliseerd.

De nieuwe processen zijn ingevoerd op basis van een gefaseerd implementatieplan. Hierbij is tevens de gehele automatisering volledig opnieuw opgezet met een externe partner.

De organisatie was hierdoor op een unieke manier in staat om:

• Flexibel afroepschema’s van klanten te verwerken;
• Orders op basis van papiersoort en kleur door het systeem te laten genereren;
• Etiketten van verschillende klanten op een vel te combineren;
• In de productie de etiketten automatisch gescheiden te verwerken.

Dit voor de branche unieke systeem heeft geleid tot een significante verkorting van de doorlooptijd en een enorme reductie van de (jaarlijkse) kosten. Hierdoor is de flexibiliteit gestegen en de continuïteit van de organisatie gewaarborgd in een zeer competitieve markt.