Rol proceseigenaar?

Bij het uitwerken van processen werken wij graag met een zogenaamde 'proceseigenaar', maar wie is dat nu eigenlijk en wat moet deze persoon dan gaan doen? Daar wil ik in dit artikel graag meer helderheid in geven.

Wij geloven dat je met de juiste mensen aan tafel kunt bereiken wat je maar wilt.

Er komt wel het een en ander bij kijken voordat we dat voor elkaar hebben, zoals het vaststellen van kaders en het dusdanig begeleiden van het proces dat mensen graag hun verantwoordelijkheid nemen. Het aan tafel krijgen van de juiste mensen en met name de juiste persoon vinden die de rol van proceseigenaar op zich neemt is daarbij essentieel!

'Proceseigenaar' is niet zomaar een titel, maar een sleutelrol in elke organisatie!

Waar moeten we allemaal op letten als we een proceseigenaar zoeken? Ik denk daarbij als eerste aan het belang en de positie van de proceseigenaar:

Belang
Zonder belang geen actie, dus de beoogde persoon moet er belang bij hebben dat het betreffende proces goed functioneert. Dit is vaak iemand die een bepaalde senioriteit heeft aangaande dit proces en die graag inzet om het betreffende proces ook goed te organiseren. Het kan ook iemand zijn die al een coördinerende rol heeft binnen het team dat verantwoordelijk is voor het betreffende proces. Dit is dan bij voorkeur geen vrijgestelde manager maar liever een 'meewerkende voorman'.

Positie
Idealiter zit de proceseigenaar 'zo laag mogelijk' in de organisatie, waardoor deze precies weet hoe het er in de praktijk aan toe gaat en tevens 'hoog genoeg' zodat deze kan overzien wat er nodig is en wat de consequenties van keuzes zijn. Deze persoon moet namelijk het mandaat krijgen om besluiten te nemen binnen de gestelde kaders. En dan denken wij zeker niet aan een management team lid, omdat die vaak te ver van de praktijk af staan (en juist de kaders mee vast moet stellen).

Deze zit 'zo laag mogelijk' in de organisatie en tevens 'hoog genoeg'.

Wat is daarnaast nog meer belangrijk? Daarbij kijk ik graag vooruit naar de belangrijkste verantwoordelijkheden die de proceseigenaar krijgt:

• Procesontwerp
  Bij het ontwerpen van het optimale proces dat voldoet aan de kaders heeft de proceseigenaar een hoofdrol. Feitelijk is hij degene die met zijn team beslist hoe het proces ingericht gaat worden. Wij faciliteren daar vaak bij maar de proceseigenaar beslist als er meerdere opties zijn, juist omdat hij het overzicht heeft.
• Verbeterpunten
  Als bij de uitwerking blijkt dat er veranderingen nodig zijn dan zullen deze ook opgevolgd moeten worden. Dit kan gaan om nieuwe of aangepaste documenten, verbetering of vernieuwing van benodigde software-tools maar ook om verschuiving van of nieuwe verantwoordelijkheden. Dat hoeft hij niet allemaal zelf te doen, maar hij is er wel verantwoordelijk voor dat dit geregeld en aangestuurd wordt.
• Invoeren wijzigingen
  Als de benodigde wijzigingen beschikbaar zijn zullen ook de overige betrokkenen geïnformeerd en getraind moeten worden zodat iedereen ook op de nieuwe manier gaat werken. Ook dit is een belangrijke verantwoordelijkheid voor de proceseigenaar en kan best veel omvatten.
• Monitoren werkwijze
  Als een organisatie veranderingen doorvoert krijgen we eigenlijk altijd met terugval te maken. We hebben het druk of de aandacht er even niet goed bij en vallen terug in oude gewoonten. De beoogde resultaten blijven dan vaak achter en dat is niet wat we willen. Om dit te voorkomen moet er op toegezien worden dat men de nieuwe werkwijze blijft toepassen. Denk hierbij aan controle van het werk, herhalen van het belang maar ook onafhankelijke toetsing middels interne audits. Deze dienen in opdracht van de proceseigenaar ook uitgevoerd te worden.

Deze verantwoordelijkheden leggen wij allemaal vast in processen als 'Proces Management', 'Verbeter management' en 'Interne Audits' die standaard in een management systeem worden opgenomen. In de eerstgenoemde komen uiteraard alle stappen die we doorlopen om een proces vast te stellen en aan te passen inclusief de bijbehorende verantwoordelijkheden van de overige betrokkenen.

Wil je hier meer over weten of eens proeven hoe we dat aanpakken?

Plaats dan een reactie of bekijk ons aanbod bij Inspiratiesessie of de Open training over de RASCI-methode^©.