Workflow voor Audits (IRIS)

De meeste organisaties gebruiken IRIS voor het managen van de workflow van meldingen, zoals klachten, afwijkingen en verbeteringen. Maar wist je dat je IRIS veel breder kunt inzetten dan dit? Vandaag beschrijf ik hoe je IRIS kunt gebruiken ter ondersteuning van het auditproces, zowel voor de auditplanning als de -rapportage.

Omdat IRIS verschillende workflows aan kan en je ook nog extra velden kunt aanmaken is het toepassingsgebied feitelijk oneindig. Een van de onderbelichte mogelijkheden is het gebruiken van IRIS voor audits. Waarschijnlijk gebruik je IRIS al om auditbevindingen (NCR's) te registreren en te monitoren, zoals je dat ook kunt met afwijkingen en verbetervoorstellen. Maar je kunt IRIS ook inzetten voor het plannen, monitoren en rapporteren van de audits zelf.

Eigenlijk hoef je er alleen een nieuwe workflow voor te definieren
en de gewenste extra velden aan te maken!

De in de afbeelding getoonde workflow kun je aanmaken via het 'Instellingen menu' in IRIS, onder 'Routing & Statussen' en die noem je bijvoorbeeld 'Auditplanning'. Vervolgens maak je ook de 'Meldingssoort' 'Audits' aan en koppel je deze aan de zojuist ingevoerde workflow 'Auditplanning'. Hiermee kun je nu audits inplannen door per te houden audit een melding aan te maken en deze aan een eigenaar te koppelen. Als einddatum voer je daarbij de datum in waarop de audit gereed moet zijn. De eigenaar wordt daarmee de ingeplande auditor en dient de aangegeven statussen tijdig te doorlopen. Door de aparte meldingsoort en statussen kun je de geplande audits nu eenvoudig monitoren via het Home scherm van IRIS. Na afloop van de audit kan het auditrapport door de auditor als bijlage aan de melding toegevoegd worden.

De auditbevindingen (NCR's) kun je het beste als aparte melding, via de betreffende meldingsoort en workflow afhandelen, zoals je nu waarschijnlijk ook al doet. Het is ook verstandig om deze auditbevindingen te koppelen aan de betreffende audit. Dit doe je via het tabje 'Gekoppelde meldingen' in het scherm van de betreffende melding.

Hierdoor heb je ook meteen een compleet electronisch dossier van de gehouden audits. 

Het is overigens ook mogelijk om het hele auditrapport in IRIS zelf te maken, zodat je dit niet meer in Word hoeft te doen. Ik zal dat nog wel een keer in een apart blogje uitwerken als daar interesse in is. Geef dat dan even aan in het commentaar gedeelte of via een berichtje. Door de toekomstige functie van formulieren wordt dat alleen nog maar gemakkelijker.

Klik voor meer 'Tips & Tricks' op de betreffende tag in ons blog overzicht, daar vind je nog meer handige weetjes.