Bijhouden revisielijst (PM)

Bij het doorvoeren van wijzigingen in de PM is het belangrijk dat de aard van de wijziging (voor de wijzigingshistorie) op de juiste plaats vastgelegd wordt. Voor veel gebruikers is nog niet duidelijk waar dit het beste ingevoerd kan worden, vandaar dit blog hierover.

In het 'Versie wijzigen' scherm van processen is hier namelijk een speciaal 'Notities' veld voor beschikbaar. Op het moment van goedkeuren wordt je er op attent gemaakt dat je dit veld moet invullen. Dit veld is bedoeld om de aard van de wijziging vast te leggen en verschijnt in het versiewindow in de PM viewer als je daar met je muis overheen gaat (zie afbeelding). Het is belangrijk om hier kort en krachtig te omschrijven wat er precies gewijzigd is. Daarmee bouw je een keurige revisielijst op waardoor je precies ziet wat er met een document is gebeurd in de tijd.

Ik zie gebruikers in dit Notitie-veld ook weleens aangeven dat het document is goedgekeurd, maar dat is niet nodig aangezien dit met de status 'Goedgekeurd' al kenbaar gemaakt wordt. Ook hoef je niet aan te geven wie het document heeft goedgekeurd, dit wordt namelijk al automatisch gelogd in het versieoverzicht in de beheersomgeving.

Wist je trouwens dat je, door het klikken op een andere versie in het versiewindow, direct naar die betreffende versie toe kunt gaan? Je kunt zo terugbladeren naar voorgaande versies en zelfs nieuwe conceptversies al inzien, mits deze gepubliceerd zijn natuurlijk. 

Klik voor meer 'Tips & Tricks' op de betreffende tag in ons blog overzicht, daar vind je in nog meer handige weetjes.